Evaluarea corectă a costurilor de dezvoltare software generează discuții intense în orice firmă IT. Alegerea între capitalizare și cheltuială nu e doar o chestiune tehnică, ci influențează direct profitul, taxele și imaginea financiară în fața investitorilor sau partenerilor. Eu am văzut în practică cât de mult poate conta această decizie și cât de ușor poți greși dacă nu înțelegi subtilitățile legislației și ale standardelor contabile.
În esență, capitalizarea costurilor de dezvoltare presupune înregistrarea acestora ca imobilizări necorporale, pe când cheltuiala le duce direct în contul de profit și pierdere. Diferența pare simplă, dar implicațiile sunt profunde:
- Capitalizarea crește activele firmei și distribuie impactul asupra profitului pe mai mulți ani, prin amortizare.
- Cheltuiala reduce imediat profitul, dar simplifică evidența și evită riscul reevaluărilor sau ajustărilor ulterioare.
- Decizia afectează indicatorii financiari, fiscalitatea și modul în care firma e percepută de bănci sau investitori.
Standardele contabile din România, dar și cele internaționale (IAS 38), impun criterii clare pentru capitalizare. Practic, nu orice cost de dezvoltare poate fi activat. Trebuie să demonstrez, cu documente și argumente solide, că produsul rezultat va genera beneficii economice viitoare certe. De exemplu, dacă dezvolt o platformă software proprie, cu funcționalități inovatoare și destinată comercializării, am șanse reale să capitalizez costurile. Dacă, în schimb, doar fac mentenanță sau mici îmbunătățiri, cheltuiala e singura opțiune sănătoasă.
La Yume-Conta, analizăm fiecare proiect IT în detaliu, pornind de la natura activității, documentația tehnică și fluxurile financiare. Întrebările cheie pe care le adresez clienților mei sunt:
- Există o fază clară de cercetare, separată de dezvoltare?
- Poate fi identificat cu precizie produsul final?
- Sunt costurile direct atribuibile dezvoltării și pot fi urmărite distinct?
- Există dovezi credibile că produsul va aduce venituri viitoare?
Un exemplu frecvent: dezvoltarea unui SaaS intern. Dacă documentez riguros orele de muncă, achizițiile de licențe, costurile cu serverele și le pot atribui clar proiectului, am argumente solide pentru capitalizare. Dar dacă proiectul e incert, fără un plan clar de monetizare sau utilizare, prefer să duc totul pe cheltuială, evitând astfel discuții ulterioare cu auditorii sau ANAF.
O altă capcană: tentația de a capitaliza cât mai mult pentru a arăta profit mai mare pe termen scurt. Pe termen lung, această abordare poate duce la ajustări masive și la probleme la controalele fiscale. De aceea, la Yume Contabilitate, recomand mereu prudență și documentare temeinică. Orice cost capitalizat trebuie susținut de contracte, specificații tehnice, rapoarte de progres și estimări de venituri viitoare.
În contextul fiscal din România, capitalizarea aduce și avantaje privind deductibilitatea amortizării, dar și riscuri dacă ANAF consideră că nu există beneficii economice reale. Am văzut cazuri în care controalele au recalificat sume importante, cu impact direct asupra impozitului pe profit. E esențial ca decizia să fie fundamentată și să existe o politică internă clară privind tratamentul costurilor de dezvoltare.
În Cluj, unde ecosistemul IT evoluează rapid, văd tot mai multe companii care investesc masiv în dezvoltare proprie. Totuși, diferențierea între capitalizare și cheltuială rămâne un subiect sensibil, mai ales când proiectele pivotază sau nu ajung la maturitate. În aceste cazuri, reevaluarea periodică a activelor și ajustarea valorii contabile devin obligatorii.
Pe scurt, nu există soluții universale. Fiecare firmă IT trebuie să evalueze obiectiv proiectele, să documenteze riguros fiecare etapă și să aplice consecvent politicile contabile. O decizie corectă între capitalizare și cheltuială îți poate optimiza fiscalitatea, poate crește atractivitatea pentru investitori și, nu în ultimul rând, îți poate oferi o imagine clară asupra performanței reale a afacerii.
Florina, Yume, Contabilitate în IT.
