Dezvoltatorii software, programatorii și testerii din domeniul IT care folosesc mașina personală pentru activități legate de muncă își pun adesea întrebarea dacă și cum pot deconta cheltuielile cu carburantul. Răspunsul este da, dar trebuie respectate anumite condiții și proceduri.
Cum Pot Deconta Carburantul?
1. Contract de Comodat
Unul dintre cele mai comune moduri de a deconta cheltuielile cu carburantul este prin încheierea unui contract de comodat între proprietarul mașinii (persoană fizică) și firma de IT. Acest contract trebuie să stipuleze clar utilizarea mașinii în interesul firmei.
Procedura:
•Încheierea Contractului: Asigură-te că contractul de comodat este complet și corect întocmit.
•Documente Justificative: Păstrează bonurile fiscale și facturile pentru carburant emise pe numele firmei.
•Foi de Parcurs: Întocmește foi de parcurs care să documenteze utilizarea mașinii pentru activități economice, incluzând detalii despre scopul deplasărilor, kilometri parcurși și consumul de carburant.
2. Contract de Închiriere
Alternativ, cheltuielile cu carburantul pot fi decontate și prin încheierea unui contract de închiriere. Acesta presupune că firma închiriază autoturismul de la proprietar, iar cheltuielile sunt apoi deduse conform aceluiași principiu al utilizării în interesul activităților economice.
Procedura:
•Încheierea Contractului de Închiriere: În acest contract se vor specifica toate detaliile referitoare la utilizarea autoturismului și condițiile de închiriere.
•Documente Justificative: Facturile și bonurile pentru carburant trebuie să fie emise pe numele firmei și păstrate ca dovadă.
•Foi de Parcurs: Acestea sunt necesare pentru a demonstra utilizarea mașinii în interes de serviciu.
Ai întrebări? Scrie-ne și facem tot posibilul să îți răspundem ASAP.
Deductibilitatea Cheltuielilor
1. Utilizare Exclusivă pentru Activități Economice
Dacă autoturismul este utilizat exclusiv pentru activități legate de proiectele IT ale firmei (de exemplu, întâlniri cu clienți, participarea la conferințe, etc.), cheltuielile cu carburantul și alte costuri asociate pot fi deduse integral.
2. Utilizare Mixtă (Personal și Profesional)
În cazul în care autoturismul este utilizat și în scopuri personale, deductibilitatea cheltuielilor este limitată la 50%. Acest lucru se aplică atât pentru cheltuielile cu carburantul, cât și pentru alte cheltuieli directe legate de vehicul.
Aspecte Importante
•Documentație: Asigură-te că toate documentele justificative (bonuri, facturi, foi de parcurs) sunt complete și corect întocmite.
•Reguli Fiscale: Respectă reglementările fiscale actuale pentru a evita problemele în cazul unui control fiscal.
•Transparență: Menține transparența în contabilitate pentru a demonstra clar utilizarea mașinii în interesul firmei.
În concluzie, decontarea cheltuielilor cu carburantul pentru mașina personală utilizată în domeniul IT este posibilă prin încheierea unui contract de comodat sau de închiriere. Respectarea procedurilor și documentarea corectă a utilizării mașinii sunt esențiale pentru a beneficia de deductibilitatea acestor cheltuieli.
